W dzisiejszych czasach człowiek jest otoczony siecią przeróżnych urządzeń i aplikacji, które mogą ułatwić życie na praktycznie każdej płaszczyźnie. Narzędzia, do których mamy dostęp synchronizują się ze sobą, tworząc całkiem sprawny „ekosystem”. Sprzęty z roku na rok są coraz bardziej rozwinięte, a aplikacje coraz bardziej intuicyjne. Dzięki nim można na przykład zwiększyć produktywność pracy. Jak wykorzystać ten potencjał? Oto lista przydatnych narzędzi, które poprawią koncentrację i efektywność pracowników.
Produktywność pracownika
Dzień w pracy dobiega końca, a my, zamiast wykonywać naszą pracę, spędziliśmy czas na przeglądaniu Facebooka, sprawdzaniu maili, czy poszukiwaniu wartościowych artykułów. Nagle nasze obowiązki przekraczają ilość czasu, który na nie wyznaczyliśmy. Stajemy się wtedy mało produktywni, a w efekcie tracimy motywację do dalszej pracy. Ilość obowiązków zaczyna przytłaczać, a to odbija się na naszym samopoczuciu. Najczęściej powodem są poniższe kwestie:
- mozolny i czasochłonny research, z którym zmagają się chociażby copywriterzy, ale nie tylko. W poszukiwaniu wartościowych treści, z których pozyskujemy informacje, musimy często „przekopać się” przez całą masę artykułów i blogów. Liczba dostępnych źródeł jest tak długa, że zamiast przejść do wykonywania zadania, przeglądamy różne serwisy informacyjne.
- w trakcie pracy atakuje nas cała masa tak zwanych „rozpraszaczy”, które odwracają naszą uwagę i kradną cenny czas. Są to wszelkie portale społecznościowe czy informacyjne, na których scrollowanie poświęcamy zbyt dużo uwagi.
- brak zorganizowanego delegowania zadań i organizacji pracy. Poświęcamy często zbyt dużo czasu na zlecanie projektów innym pracownikom, a w naszych codziennych zadaniach panuje chaos.
Oczywiście powodów może być o wiele więcej. Wszystko jednak obraca się wokół przeznaczania zbyt dużej ilości czasu na rzeczy mało istotne. Co zrobić, aby zwiększyć produktywność i wydajność pracy? Jak oszczędzić cenny czas i wykonywać swoje zadania możliwie jak najefektywniej? Z pomocą przychodzą przeróżne narzędzia i aplikacje, które nie tylko ułatwią pracę, ale pomogą w organizacji codziennych zadań i zwiększą produktywność.
Jak zwiększyć produktywność – aplikacje i narzędzia
Zbyt wielu pracowników biurowych zmaga się z tak zwaną prokrastynacją. Według raportu UDEMY z 2018 roku, aż 78% młodych pracowników przyznało się, że w pracy są rozkojarzeni. Bezproduktywność z kolei prowadzi do stresu i braku motywacji. Z pomocą śpieszą poniższe aplikacje i narzędzia, które pomogą zwiększyć produktywność i nie tylko.
Narzędzia ułatwiające research
Jak już wspominałam powyżej, pracownicy bardzo często sporo cennego czasu poświęcają na research. W niektórych branżach bycie na bieżąco z nowymi aktualizacjami, czy nowinkami ze świata biznesu jest podstawą pracy. Niestety, w trakcie pracy nie mamy czasu na śledzenie portali informacyjnych. Poniższe trzy aplikacje z pewnością przyspieszą i zoptymalizują ten proces, a my zaoszczędzimy sporo czasu.
· Feedly
Ta aplikacja pozwala na zbieranie i gromadzenie artykułów z różnych stron, które obserwujemy – w jednym miejscu. Organizuje je wedle naszych preferencji. Aplikacja dzieli się na kilka zakładek: ekran „All” zawiera listę wszystkich wpisów ze stron, które obserwujemy; „Explore” pozwala przeglądać nowe blogi i serwisy, które mogą nam się spodobać; „Today” to wpisy z bieżącego dnia; „Read later” to artykuły, które odłożyliśmy na potem. Bardzo przydatna aplikacja w pracy, nie tylko dla copywritera, ale każdego pracownika, który musi być na bieżąco w swojej branży. Dzięki temu nie musimy żmudnie przekopywać się przez interesujące nas serwisy. Feedly gromadzi je dla nas w jednym miejscu.
Pocket może bardzo dobrze współgrać z powyżej opisaną aplikacją Feedly, ponieważ również ułatwia gromadzenie wartościowych artykułów. Zdarzają się sytuacje, w których znajdziemy ciekawy i przydatny artykuł, jednak nie mamy czasu w danym momencie go przeczytać. Dodany do zakładki na „Google” prędzej czy później zginie w całej masie innych zakładek. Dlatego z pomocą śpieszy aplikacja Pocket, która przechowuje wszystkie znalezione w sieci i wartościowe dla nas treści. Dzięki temu artykuł, na który natrafimy w trakcie pracy, można przeczytać np. wracając do domu komunikacją miejską, lub przed zaśnięciem. Zgromadzone artykuły można uporządkować i oznaczać tagami, co jeszcze bardziej ułatwi odnalezienie ich w dowolnej chwili. Zwiększy to produktywność pracy, ponieważ nie będziemy tracić czasu na czytanie ich w nieodpowiednim momencie.
· Evernote
Evernote to aplikacja, która umożliwia w rozbudowany sposób tworzyć notatki, ustawiać przypomnienie o konkretnych zadaniach czy stworzyć interaktywne listy rzeczy do zrobienia. Aplikacja umożliwia również dodawanie załączników i obrazków. Poprzez synchronizację z innymi narzędziami (np. Nozbe) możemy przerzucać screeny do naszego Evernote’a i w dowolnej chwili do nich powrócić. Aplikacja gromadzi dla nas wszystkie cenne informacje: przepisy, notatki, informacje o hotelach, zdjęcia i wiele innych.
Wszystkie trzy aplikacje mogą ze sobą bardzo fajnie współgrać: Feedly używajmy do przeglądania artykułów, dodawajmy do Pocket te, które chcemy zachować na później, a wszelkie notatki i screeny zapisujmy w Evernote. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu, ułatwi research i sprawi, że w łatwy i szybki sposób będziemy na bieżąco z informacjami, które przydadzą się w naszej pracy.
Narzędzia i aplikacje poprawiające koncentrację
Żyjąc w otoczeniu całej masy sprzętów i tak zwanych „rozpraszaczy”, bardzo ciężko o pełne skupienie na wykonywaniu obowiązków w pracy. Poniżej znajdują się trzy niepozorne narzędzia, które ułatwią skupienie się na pracy i poprawią koncentrację.
· Stayfocused
To jedna z aplikacji, która pozwala czasowo ograniczyć dostęp do wybranych stron, zarówno na komputerze, jak i urządzeniach mobilnych. W dzisiejszych czasach nietrudno o rozkojarzenie. Korzystanie z Facebooka, Instagrama czy Allegro zabiera nam niekiedy cenne godziny. Aplikacja definiuje dla nas strony, na które tracimy najwięcej czasu, a które nie są dla nas wartościowe. Dzięki temu możemy ograniczyć czasowo dostęp np. do Facebooka, a strona ta stanie się dla nas niedostępna.
· OneTab
To niepozorne narzędzie, w którym drzemie ogromny potencjał. Na pewno każdy z nas niejednokrotnie otwierał karty w przeglądarce, aby zajrzeć do nich później. Po pewnym czasie pasek z zakładkami zmienia się w kilkanaście nieczytelnych ikonek. Nie tylko utrudniamy pracę sobie, ale również zajmujemy pamięć RAM naszego komputera. Istnieje na to bardzo dobre rozwiązanie – OneTab. To rozszerzenie dostępne dla przeglądarek Chrome i Firefox. Dzięki niemu wszystkie karty (poza przypiętymi) zamienią się w jedną listę. Pamięć RAM zostanie zwolniona, a nasz pasek uporządkowany. W każdej chwili możemy powrócić do otwartych kart, przez co nie tracimy cennego czasu na przekopywanie się przez miniaturowe ikonki.
· Rescue Time
To rozszerzenie działa w tle, a jego praca polega na monitorowaniu naszej aktywności oraz sposobu, w jaki korzystamy z komputera. Możemy śledzić nasze zachowania i dzięki temu skutecznie poprawić naszą produktywność. Sprawdzimy, ile czasu poświęcamy na tak zwane „rozpraszacze”. Świadomość ile czasu zmarnowaliśmy na przeglądanie bezwartościowych portali, na pewno pomoże w organizacji czasu. Przy użyciu StayFocused możemy np. ograniczyć dostęp do takich stron, a to pozwoli skupić się na pracy.
Narzędzia i aplikacje ułatwiające prawidłową organizację
Podstawą produktywności jest organizacja czasu pracy i konkretnych zadań. Chaos w wykonywaniu codziennych czynności nie sprzyja nikomu. Na szczęście istnieje kilka bardzo przydatnych narzędzi, które ułatwią organizowanie i przydzielanie zadań. W ten sposób zaoszczędzimy sporo czasu, a nasza praca będzie wydajna.
· Google Keep
To bardzo prosta aplikacja, która służy do tworzenia notatek i tak zwanych „to do list” (lista rzeczy do zrobienia). Utworzone notatki będą sprawnie synchronizowane pomiędzy poszczególnymi urządzeniami. Jeżeli chcemy szybko zanotować jaką myśl, aby nie musieć o niej pamiętać przez cały dzień – to narzędzie z pewnością w tym pomoże. Korzystanie z narzędzi Google niesie ze sobą wiele korzyści, ponieważ aplikacje te bardzo dobrze ze sobą współdziałają. Google Keep w połączeniu z Gmailem pozwala na efektywniejsze przeglądanie zarówno notatek, jak i poczty.
· Trello
Trello to nic innego, jak wirtualna tablica, do której możemy przypinać kolejne listy zadań do wykonania. To narzędzie bardzo ułatwia pracę w grupie. Wyznaczone zadania możemy w łatwy i szybki sposób rozdzielać między różnych pracowników, jak również monitorować postęp pracy. Nie musimy w ten sposób rozsyłać nieskończonej ilości maili, czy załączników podczas pracy przy danym projekcie. Wszystko skupi się w jednym miejscu, do którego dostęp zyska każdy wybrany przez nas pracownik.
· LastPass
LastPass przychodzi z pomocą tym, którzy muszą codziennie w pracy zmagać się z rosnącą liczbą aplikacji i serwisów. Każda strona wymaga założenia konta, co sprawia, że rośnie liczba loginów i haseł koniecznych do zapamiętania. LastPass jest bardzo prostym narzędziem, które zapamiętuje wszystkie loginy i hasła, a logowanie na poszczególną stronę odbywa się za pomocą jednego kliknięcia. Aplikacja pomaga również w wypełnianiu formularzy, ponieważ zapamiętuje Twoje dane i uzupełnia odpowiednie rubryki. A to pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości czasu. Ponadto, można przekazywać dostęp do wybranej strony innym, bez konieczności podawania hasła, jak również anulować ten dostęp jednym kliknięciem.
· Inbox by Gmail
To funkcjonalny i intuicyjny klient poczty e-mail. Działa w niezwykle zautomatyzowany sposób, ponieważ pozwala na grupowanie wiadomości na poszczególne kategorie (np. finanse, zakupy, oferty, praca). Można również odkładać wysłanie wiadomości na później, przypiąć daną wiadomość i ustawiać przypomnienie. Przydaje się tym, którzy muszą dziennie odpowiadać na dziesiątki maili, ponieważ maksymalnie automatyzuje proces przeglądania poczty.
Jak zwiększyć produktywność pracowników – podsumowanie
Same aplikacje i narzędzia to jednak nie wszystko. Aby zwiększyć produktywność, należy wprowadzić pewne zmiany również w naszych codziennych nawykach i przyzwyczajeniach. Aplikacje ułatwią proces organizacji i uporządkują zebrane materiały, jednak to od nas samych zależy, czy ich działanie wpłynie na naszą wydajność. Kluczem do efektywności jest kilka prostych zasad, nad którymi warto się zastanowić:
- zadania, które trwają mniej niż 2 minuty najlepiej wykonać od razu. Nie odkładajmy ich na później;
- każdą rzecz, którą chcemy odłożyć na później, należy zanotować w odpowiednim narzędziu. Dzięki temu nie musimy o niej myśleć podczas wykonywania innych zadań i nie będzie nas rozpraszać;
- najważniejsze rzeczy, które wymagają najwięcej skupienia, wykonujmy przed południem, kiedy mózg nie jest jeszcze przemęczony;
- korzystaj ze skutecznej metody
Co to jest technika Pomodoro?
Technika składa się z 6 kroków:
- Wybieramy zadanie, które chcemy teraz wykonać.
- Ustawiamy czasomierz na 25 minut. (Czasomierz można bez problemu znaleźć w Internecie, wpisując w wyszukiwarkę „pomodoro timer”).
- Wykonujemy nasze zadanie w tym czasie, bez przerwy.
- Kończymy pracę wraz z sygnałem czasomierza.
- Robimy krótką przerwę (3-5 minut) i przechodzimy do kroku numer 2.
- Po czterech krótkich przerwach robimy dłuższą przerwę (15-20 minut) i przechodzimy do punktu numer 1.
Korzystałeś już z powyższych aplikacji lub metody Pomodoro? A może masz jakieś swoje ulubione narzędzia, które pomagają Ci skupić się w trakcie pracy i zwiększają Twoją produktywność?
